Hỏi đáp về ngày giờ trong công việc: ký hợp đồng, khai trương, họp, giao hàng
Chuyện ngày giờ trong nhà thì bàn nhiều rồi. Ở chỗ làm thì khác: bạn không phải người duy nhất quyết, lịch phụ thuộc vào khách và đối tác, và nhiều khi việc gấp không chờ được ai.
Dưới đây là mấy câu hay gặp nhất, trả lời thẳng — phần nào là thực tế, phần nào là quan niệm, và phần nào tuỳ bạn.
Ký hợp đồng có cần chọn ngày không
Về mặt hiệu lực thì không — hợp đồng có giá trị theo nội dung và theo thủ tục, không theo ngày đẹp. Về mặt quan niệm thì nhiều người vẫn chọn, và đó là quyền của họ.
Cái đáng cân hơn: đừng ký khi chưa đọc kỹ, và đừng dời ngày ký tới mức đối tác mất kiên nhẫn. Một hợp đồng đọc kỹ quan trọng hơn mọi ngày giờ.
Đối tác đề nghị ngày mà tôi thấy không hợp
- Nếu chỉ lệch một hai ngày thì đề nghị đổi, phần lớn người ta đồng ý.
- Nếu họ khó đổi thì cân: giữ quan hệ làm ăn hay giữ ngày.
- Đừng nêu lý do theo kiểu bắt người khác phải tin — nói "hôm đó bên em bận" là đủ và không ai khó chịu.
- Việc lớn hiếm khi hỏng vì một ngày, nhưng quan hệ thì hỏng được vì một lần làm khó.
Khai trương nên chọn thế nào
Đây là việc phần lớn người kinh doanh có chọn ngày, và cũng là việc chọn ngày có lý do thực tế rõ nhất: ngày đông khách, ngày cuối tuần, ngày không trùng lễ lớn, ngày hàng về kịp.
- Hàng về trước ít nhất vài ngày, không phải sáng hôm đó.
- Nhân viên đã quen việc trước khi mở cửa.
- Thử chạy nửa buổi trước ngày chính thức, bán thật với ít khách.
- Đừng dồn khai trương vào sát dịp lễ nếu nhà cung cấp cũng nghỉ.
Giao hàng vào ngày xấu, khách có phàn nàn không
Rất hiếm. Khách quan tâm hàng tới đúng hẹn và đúng như mô tả. Nếu bạn có khách hàng đặc biệt để ý chuyện ngày giờ thì họ sẽ nói trước — lúc đó ghi vào hồ sơ khách và chiều theo.
Đừng tự đoán hộ khách rồi hoãn giao, vì hoãn giao là thứ khách nào cũng phàn nàn.
Lịch họp: chọn giờ theo cái gì
- Việc cần quyết — họp sớm trong ngày, lúc mọi người còn tỉnh.
- Việc cần sáng tạo — tránh ngay sau bữa trưa.
- Họp với người ở xa — tính múi giờ và tính cả giờ đi lại của họ.
- Đừng đặt cuộc khó vào cuối chiều thứ sáu, ai cũng đang muốn về.
Mấy điều này không thuộc bảng nào, nhưng ảnh hưởng tới kết quả cuộc họp nhiều hơn hẳn.
Nhân viên xin nghỉ vì lý do ngày giờ
Nếu là việc gia đình — giỗ, lễ, đưa người nhà đi — thì xử như mọi đơn xin nghỉ khác: xem lịch, sắp người thay, và đừng hỏi sâu vào lý do.
Nếu xin nghỉ vì "hôm nay không hợp tuổi đi làm" thì đó là chuyện khác và nên nói chuyện riêng — nhưng nói về quy định chấm công, không nói về niềm tin của họ.
Chuyển văn phòng, chuyển cửa hàng
- Tránh ngày cuối tháng nếu còn việc sổ sách và hợp đồng thuê.
- Chuyển vào cuối tuần để có một ngày sắp xếp trước khi đón khách.
- Báo khách và đối tác trước ít nhất một hai tuần.
- Đổi địa chỉ trên trang bán hàng và bản đồ đúng ngày chuyển, không để trễ.
Nhận việc mới, nghỉ việc
Ngày bắt đầu và ngày kết thúc thường do quy định công ty và thời gian báo trước quyết định, không do bạn chọn tự do. Nếu muốn chọn ngày, nói sớm khi còn đang thoả thuận — sau khi đã ký thì rất khó đổi.
Khi sếp hoặc chủ đặt nặng chuyện ngày giờ
Đây là tình huống nhiều người gặp mà ít ai nói. Cách xử gọn: làm theo trong phần không ảnh hưởng tới công việc, và nói thẳng khi nó bắt đầu ảnh hưởng — hoãn giao hàng cho khách, lỡ hạn hợp đồng, nhân viên phải chờ.
Nói về hậu quả công việc thì dễ được nghe hơn là nói về chuyện tin hay không tin.
Việc gấp thì sao
Việc gấp thì làm. Khách cần hàng, máy hỏng cần sửa, đơn phải giao — không việc nào trong số đó chờ được. Người làm ăn lâu năm hầu như ai cũng đã làm việc lớn vào ngày không đẹp, và công việc vẫn chạy.
Đăng bài, chạy quảng cáo, mở bán online
- Giờ khách online quan trọng hơn ngày — xem số liệu của chính trang mình, đừng theo lời khuyên chung.
- Mở bán thì mở lúc bạn trực được, đừng mở lúc nửa đêm rồi sáng mới trả lời tin nhắn.
- Tránh trùng sự kiện lớn hút hết chú ý.
- Chạy thử nhỏ trước rồi mới đẩy mạnh — cách này thay được mọi phép đoán ngày.
Khi cả nhà cùng làm chung
Việc gia đình thì chuyện ngày giờ dễ thành chuyện thế hệ: người lớn muốn chọn, người trẻ thấy mất cơ hội. Cách xử quen thuộc là chia phần — người lớn quyết những việc mang tính lễ nghi, người trẻ quyết việc vận hành hằng ngày.
Ranh giới rõ thì đỡ phải bàn lại mỗi lần, và cũng đỡ ai thấy mình bị gạt ra.
Ghi lại để năm sau đỡ bàn lại
- Việc nào nhà mình có chọn ngày, việc nào không — ghi thành một danh sách ngắn.
- Ai là người quyết cho từng loại việc.
- Đã làm gì vào dịp nào năm ngoái, và kết quả ra sao về mặt công việc.
- Khách hoặc đối tác nào có yêu cầu riêng — ghi vào hồ sơ khách.
Danh sách này giúp nhất khi có người mới vào làm hoặc khi chuyển giao công việc: người sau biết nếp mà không phải hỏi lại từ đầu.
Ba điều gọn lại
- Hợp đồng đọc kỹ quan trọng hơn ngày ký.
- Đừng bắt đối tác hay khách phải theo lịch của quan niệm mình — nói lý do trung tính là đủ.
- Chọn giờ họp theo trạng thái người tham dự, thứ đó ảnh hưởng tới kết quả nhiều hơn.