Hỏi đáp về giờ trong ngày: phần quy ước và phần nhịp thật của người
Trong nhóm câu hỏi về ngày giờ, có một nhánh riêng ít được trả lời rõ: không phải chọn ngày nào, mà chọn giờ nào trong ngày. Mấy giờ thì làm việc này, buổi nào thì nên tránh việc kia.
Ở đây có hai thứ trộn vào nhau: phần quy ước trong nghề, và phần thực tế của cơ thể với nhịp sinh hoạt. Tách ra được thì mấy câu hỏi dưới đây dễ trả lời hơn hẳn.
"Giờ tốt trong ngày tính theo cái gì?"
Theo cách tính quen thuộc, một ngày chia thành mười hai canh giờ, mỗi canh hai tiếng, và mỗi canh được gán tính chất riêng. Ngoài ra còn có cách tính phối với ngày, với tuổi người làm việc.
Đây là quy ước có hệ thống và có sách, nhưng các nguồn không thống nhất ở nhiều chỗ, và mốc chia canh giờ so với đồng hồ hôm nay cũng là chuyện phải cân. Nên nếu tra ra hai kết quả khác nhau thì đó là bình thường, không phải có ai sai.
Còn phần thực tế thì đơn giản hơn: mấy giờ mình tỉnh táo nhất, mấy giờ người liên quan rảnh, mấy giờ đường đỡ đông. Ba thứ này đo được và ảnh hưởng tới kết quả rõ hơn nhiều.
"Có giờ nào tuyệt đối không nên làm việc gì không?"
Về quy ước thì mỗi nguồn kể một danh sách, và chúng không trùng nhau. Về thực tế thì có mấy khung giờ đáng tránh vì lý do rất đời thường:
- Ngay sau bữa ăn no — không hợp với việc cần tập trung.
- Đầu giờ chiều — nhiều người xuống sức, và đây là khung hay ký nhầm, đọc sót.
- Cuối ngày làm việc — bên kia đang muốn về, và việc bàn lúc đó dễ bị làm cho xong.
- Quá muộn trong đêm — vừa mệt vừa khó liên hệ ai khi cần hỏi thêm.
Mấy khung này không mang nghĩa xấu tốt gì, chúng chỉ đơn giản là lúc người ta ra quyết định kém hơn.
"Việc quan trọng nên đặt vào buổi nào?"
Câu trả lời thực tế: buổi mà mình còn thời gian xử lý nếu có trục trặc.
Ký giấy tờ, nộp hồ sơ, giao nhận hàng lớn — nếu xếp vào cuối giờ chiều mà phát hiện thiếu một thứ gì đó thì phải chờ hôm sau. Xếp vào buổi sáng thì còn cả ngày để chạy.
Nguyên tắc này áp được cho gần như mọi việc có liên quan tới cơ quan, ngân hàng, hoặc bên thứ ba. Và nó thường trùng với lời khuyên theo quy ước là làm việc lớn vào buổi sáng — hai hướng khác nhau dẫn tới cùng một chỗ.
"Giờ đã chọn mà bên kia không rảnh thì sao?"
Đây là ca hay gặp nhất và cũng gây lúng túng nhất, nhất là khi mình đã nhờ xem giờ.
Cách phần lớn mọi người làm: giữ đúng ngày, dời giờ trong phạm vi còn chấp nhận được, và nếu nếp nhà coi trọng thì làm một phần nghi thức vào giờ đã chọn còn phần việc thật thì làm khi cả hai bên có mặt.
Cái nên tránh là ép người khác theo giờ của mình mà không nói rõ vì sao. Người ta có lịch riêng, và một cuộc hẹn bị ép thường không đi tới đâu.
"Có nên nói với đối tác là mình chọn giờ theo phong thuỷ không?"
Tuỳ quan hệ và tuỳ nơi. Cách an toàn là đề nghị khung giờ mà không giải thích lý do — "em đề xuất chín giờ sáng thứ Ba, anh chị thấy tiện không". Phần lớn người nhận lời mà chẳng hỏi gì.
Nếu họ hỏi thì nói thật cũng không sao, nói nhẹ như một nếp nhà. Cái không nên là dùng nó làm lý do để ép: "phải đúng giờ này mới được" đặt người kia vào thế khó, nhất là khi họ không theo quan niệm đó.
"Việc kéo dài nhiều giờ thì tính giờ nào?"
Theo cách hiểu thông thường trong nghề thì lấy giờ bắt đầu — lúc động thổ, lúc mở cửa, lúc đặt bút ký. Phần sau đó là việc chạy tiếp.
Về thực tế thì đây cũng là cách sắp hợp lý: chuẩn bị xong xuôi từ trước, tới giờ thì bắt đầu đúng lúc, phần còn lại không phải canh nữa.
Chỉ nên tránh một chuyện: đặt giờ bắt đầu quá sát với thời điểm mọi thứ mới sẵn sàng. Chuẩn bị trước nửa tiếng thì giờ bắt đầu mới đúng được; sát quá thì vừa vội vừa dễ trễ.
"Lỡ bắt đầu trễ mấy phút thì có sao không?"
Theo quy ước thì canh giờ kéo dài hai tiếng, nên trễ vài phút vẫn nằm trong cùng một canh — đây là điều nhiều người lo thừa.
Còn nếu trễ hẳn sang khung sau thì cách xử của mỗi nhà một khác: có nhà coi như bình thường, có nhà làm một động tác nhỏ mang tính đánh dấu rồi tiếp tục. Hỏi người trong nhà hoặc người mình đã nhờ xem là gọn nhất.
Cái đáng để ý hơn: đừng để nỗi lo trễ giờ làm hỏng chính buổi đó. Vội vàng gây ra lỗi thật, còn trễ mấy phút thì không.
"Giờ tốt mà trời mưa, kẹt xe, người trễ thì tính sao?"
Đây là câu ít ai hỏi trước nhưng ai cũng gặp, và nó lộ ra một chỗ đáng nghĩ: một khung giờ được chọn kỹ tới đâu cũng không kiểm soát được thời tiết và đường sá.
Nên cách sắp thực tế là chừa một khoảng đệm. Hẹn mọi người tới sớm hơn giờ bắt đầu ba mươi phút tới một tiếng, để phần trễ vặt không ăn vào đúng lúc quan trọng.
Với việc ngoài trời thì nghĩ sẵn phương án khi mưa: chuyển vào trong, che tạm, hoặc làm gọn phần bắt buộc rồi tiếp tục sau. Nghĩ trước thì hôm đó chỉ là đổi cách làm; không nghĩ trước thì thành lúng túng giữa đám đông.
Và nếu buộc phải bắt đầu trễ vì lý do khách quan, thì đó là chuyện ai cũng hiểu. Ép mọi người chạy cho kịp trong lúc trời mưa đường trơn mới là thứ đáng lo hơn nhiều so với vài phút lệch giờ.
Ba điều gọn lại
Một. Câu hỏi về giờ trộn hai thứ: quy ước có sách nhưng các nguồn không thống nhất, và nhịp thực tế của người thì đo được.
Hai. Việc quan trọng nên đặt vào buổi còn thời gian xử lý nếu trục trặc — thường là buổi sáng, và điều này trùng với lời khuyên theo quy ước.
Ba. Đề nghị khung giờ mà không cần giải thích lý do. Dùng giờ làm lý do để ép người khác là chỗ dễ mất việc lẫn mất quan hệ.